Firma: duże centrum outsourcingu zatrudniające około 4 tysiące osób w Krakowie
Zakres współpracy: sprzątanie kompleksu biurowców o powierzchni blisko 40 000 m²
Lokalizacja: Kraków, Ruczaj
Klient zarządzał dużym, intensywnie użytkowanym kompleksem biurowym, w którym codziennie pracowały tysiące osób. Sprzątanie nie mogło zakłócać pracy zespołów, spotkań, rozmów z klientami ani funkcjonowania części wspólnych.
Największym wyzwaniem nie był sam metraż, ale skala organizacyjna. Obiekt wymagał stałej obecności zespołu, szybkiej reakcji na uwagi, pracy zgodnej z procedurami korporacyjnymi i utrzymania powtarzalnego standardu mimo dużego natężenia ruchu.
Dodatkową trudnością była skrupulatna procedura wejścia na obiekt. Każdy pracownik musiał zostać przeszkolony, posiadać odpowiednią identyfikację i działać zgodnie z zasadami bezpieczeństwa klienta. Oznaczało to, że przypadkowe zastępstwa lub częsta rotacja mogły szybko doprowadzić do problemów operacyjnych.
Zespół musiał wykonywać zadania w aktywnym środowisku pracy. Liczyła się dyskrecja, kultura osobista i umiejętność działania bez przeszkadzania użytkownikom obiektu.
Klient wymagał przestrzegania zasad dotyczących ubioru, wejściówek, identyfikacji oraz poruszania się po kompleksie. Usługa sprzątania musiała być zgodna z procedurami obowiązującymi wszystkich dostawców.
Koordynator kontraktu regularnie przechodził przez obiekt z przedstawicielem klienta. Każda uwaga musiała być szybko omówiona, przypisana do działania i wdrożona w pracy zespołu.
Przy tak dużym obiekcie brak pracownika, opóźnienie zastępstwa lub niedopilnowanie grafiku mogły od razu wpłynąć na komfort kilku tysięcy użytkowników biura.
Dla klienta istotne było również sprawdzenie możliwości obniżenia wpłat na PFRON. Ten element wymagał indywidualnej weryfikacji, spełnienia warunków ustawowych oraz terminowej płatności.
Wdrożyliśmy model obsługi, który zdejmował z klienta codzienne pilnowanie sprzątania. Zorganizowaliśmy stały zespół, wyznaczyliśmy koordynatora kontraktu, dopasowaliśmy pracę do procedur klienta i utrzymywaliśmy bieżącą kontrolę jakości.
Naszym celem było nie tylko posprzątanie powierzchni, ale zapewnienie klientowi przewidywalnej usługi. Administracja obiektu miała wiedzieć, kto odpowiada za zespół, gdzie zgłaszać uwagi i w jaki sposób są one rozwiązywane.
Do obsługi kompleksu zaangażowaliśmy około 20 pracowników sprzątających. Zespół pracował na dwie zmiany, dzięki czemu mogliśmy utrzymywać czystość w ciągu dnia i reagować na potrzeby pojawiające się w trakcie funkcjonowania biura.
Klient nie musiał zarządzać pracownikami sprzątającymi bezpośrednio. Za organizację pracy, kontrolę jakości, komunikację i reakcję na uwagi odpowiadał koordynator kontraktu.
Każdy pracownik został przygotowany do pracy w środowisku korporacyjnym. Dotyczyło to szkoleń, zasad bezpieczeństwa, dedykowanego ubioru, wejściówek i sposobu poruszania się po obiekcie.
Zespół działał w przestrzeni, w której odbywała się normalna praca klienta. Dlatego zadania były planowane tak, aby nie przeszkadzać w spotkaniach, rozmowach i codziennych obowiązkach pracowników.
Regularne przejścia po obiekcie z przedstawicielem klienta pozwalały wychwytywać uwagi na bieżąco. Dzięki temu problemy nie narastały, a korekty można było wdrażać od razu w organizacji pracy zespołu.
Przy skrupulatnej procedurze wejścia na obiekt stabilność kadry była kluczowa. Gdy pojawiała się potrzeba zastępstwa, korzystaliśmy z zaplecza pracowników, aby utrzymać ciągłość obsługi bez przerzucania problemu na klienta.
Czysty Efekt mógł wesprzeć klienta w zakresie ulg we wpłatach na PFRON. Możliwość i wysokość obniżenia zawsze wymagają jednak indywidualnej weryfikacji, spełnienia warunków ustawowych oraz terminowej płatności.
Współpraca pozwoliła klientowi uporządkować obsługę sprzątania w dużym, wymagającym obiekcie. Zamiast codziennie pilnować zespołu, grafiku, zastępstw i uwag użytkowników biura, klient miał jasno określony model współpracy oraz osobę odpowiedzialną za realizację usługi.
Najważniejszym efektem była stabilność. Przy obiekcie tej skali to właśnie ciągłość pracy, szybka komunikacja i przewidywalność usługi decydują o tym, czy sprzątanie wspiera funkcjonowanie biura, czy staje się kolejnym problemem dla administracji.
Czysty Efekt przejął codzienne sprzątanie kompleksu biurowców o powierzchni blisko 40 000 m². System dwuzmianowy i stały zespół pozwoliły utrzymać usługę mimo dużej skali obiektu.
Administracja nie musiała samodzielnie kontrolować obecności pracowników, wdrożeń, zastępstw i bieżącej organizacji pracy. Odpowiedzialność za te obszary przejął Czysty Efekt.
Dzięki koordynatorowi i regularnym przejściom po obiekcie uwagi nie zostawały bez właściciela. Klient wiedział, do kogo kierować tematy i kto odpowiada za ich rozwiązanie.
Zespół sprzątający działał zgodnie z procedurami klienta. Dotyczyło to identyfikacji, wejściówek, ubioru, zasad bezpieczeństwa i sposobu pracy w aktywnym środowisku biurowym.
Stabilny zespół i zaplecze pracowników pozwalały ograniczyć ryzyko przerw w obsłudze. Gdy konieczne było zastępstwo, klient nie musiał samodzielnie rozwiązywać problemu.
Ten projekt pokazuje, że sprzątanie dużego biura korporacyjnego wymaga znacznie więcej niż samej obecności pracowników sprzątających. Kluczowe są organizacja, odpowiedzialność, komunikacja i umiejętność działania w środowisku, które nie może pozwolić sobie na przestoje ani chaos operacyjny.
Czysty Efekt przejął od klienta codzienne zarządzanie usługą: od zespołu i grafiku, przez wdrożenia, po kontrolę jakości i bieżące reagowanie na uwagi. Dzięki temu sprzątanie stało się uporządkowanym procesem, a nie zadaniem, które administracja musiała stale nadzorować.
W obiektach tej skali firma sprzątająca powinna być partnerem odpowiedzialnym za ciągłość usługi, a nie tylko wykonawcą listy zadań. Właśnie taki model współpracy wdrożyliśmy w tym projekcie.
Jeżeli zarządzasz biurem, biurowcem lub dużym obiektem firmowym i chcesz ograniczyć codzienne pilnowanie sprzątania, porozmawiajmy o możliwym modelu współpracy.
Przygotujemy zakres usługi, harmonogram, zasady komunikacji i sposób kontroli jakości dopasowany do Twojego obiektu.
Skontaktuj się z nami — pokażemy, jak możemy przejąć odpowiedzialność za sprzątanie Twojego biura.
