WEBCON SA to firma technologiczna z siedzibą w Krakowie, działająca w środowisku biurowym, w którym czystość wpływa bezpośrednio na komfort pracy zespołów, jakość spotkań z klientami oraz codzienne funkcjonowanie wielu działów. Obsługiwana powierzchnia obejmuje łącznie 1485,78 m². Jest to biuro o zróżnicowanej przestrzeni, w której znajdują się open space, sale spotkań, pokoje biurowe, pomieszczenia socjalne, serwerownia, strefa wellness, pomieszczenia wypoczynku oraz łazienki i sanitariaty.
Branża: technologia / IT
Typ obiektu: biuro z wieloma strefami użytkowymi
Lokalizacja: Kraków
Powierzchnia: 1485,78 m²
Zakres: open space, sale spotkań, pokoje biurowe, strefy socjalne, serwerownia, wellness, pomieszczenia wypoczynku, łazienki i sanitariaty
Największym wyzwaniem było utrzymanie przewidywalnej jakości sprzątania w biurze, które jest intensywnie używane przez różne zespoły i działy. W takim miejscu czystość nie może zależeć od przypadku, jednej osoby ani od tego, czy ktoś z administracji akurat zauważy problem.
Open space, sale spotkań i pokoje biurowe wymagają regularnego porządku, bo są codziennym środowiskiem pracy. Z kolei łazienki, sanitariaty, pomieszczenia socjalne, wellness i strefy wypoczynku szybciej generują zgłoszenia, jeśli nie są obsługiwane konsekwentnie.
Klient potrzebował wykonawcy, który nie tylko wykona sprzątanie, ale też przejmie organizację usługi: zadba o personel, komunikację, zgłoszenia, kontrolę jakości i szybkie reagowanie na bieżące potrzeby.
Istotne było również to, aby komunikacja nie rozpraszała się między działami. W obiekcie funkcjonuje dział operacyjny, administracyjny i obsługi klienta, dlatego potrzebna była jasna ścieżka kontaktu oraz koordynator, który rozumie potrzeby różnych osób po stronie klienta.
Wdrożyliśmy stałą obsługę utrzymania czystości, dopasowaną do zróżnicowanego układu biura. Zakres objął zarówno przestrzenie pracy, jak i strefy wspólne, pomieszczenia socjalne, wypoczynkowe oraz sanitarne.
Zespół sprzątający został wdrożony tak, aby realizować zadania rzetelnie, terminowo i z dbałością o szczegóły. W biurze technologicznym ważne jest, aby sprzątanie było widoczne w efekcie, ale możliwie mało odczuwalne dla codziennej pracy zespołów.
Kluczowym elementem była koordynacja. Dedykowany koordynator pozostaje w kontakcie z osobami po stronie klienta, reaguje na potrzeby poszczególnych działów i pomaga utrzymać porządek w komunikacji. Dzięki temu zgłoszenia nie rozchodzą się po firmie, tylko trafiają do właściwych osób.
Wprowadziliśmy również regularne audyty jakości, których wyniki są przekazywane mailowo. To pozwala klientowi monitorować standard usługi bez konieczności samodzielnego sprawdzania każdej strefy biura.
Dodatkowym wsparciem jest system zgłoszeń oparty na kodach QR. Ułatwia on szybkie przekazywanie uwag i bieżące reagowanie na potrzeby użytkowników biura.
Więcej o podobnym modelu obsługi przeczytasz tutaj: sprzątanie biur i biurowców oraz system zgłoszeń QR.
Klient zyskał uporządkowany model utrzymania czystości w biurze o powierzchni 1485,78 m². Usługa obejmuje nie tylko podstawowe przestrzenie pracy, ale też sale spotkań, pomieszczenia socjalne, strefę wellness, pomieszczenia wypoczynku, serwerownię oraz sanitariaty.
Najważniejszym efektem było zdjęcie z klienta ciężaru bieżącego pilnowania jakości. Za usługą stoi personel sprzątający, dedykowany koordynator, kontakt z poszczególnymi działami, audyty jakości i system QR do zgłaszania uwag.
W referencjach klient podkreślił profesjonalną, terminową i staranną realizację zadań. Szczególnie doceniona została jakość pracy personelu sprzątającego oraz dbałość o szczegóły w codziennej obsłudze biura.
Duże znaczenie miała także komunikacja. Bieżący kontakt z działem operacyjnym, administracyjnym i obsługi klienta sprawił, że potrzeby były przekazywane szybciej, a uwagi rozwiązywane sprawnie i skutecznie.
Regularne audyty i system QR dały klientowi większą kontrolę nad usługą. Zamiast reagować dopiero po narastających skargach, można monitorować jakość na bieżąco i szybciej zamykać zgłoszenia.
To case study pokazuje, że sprzątanie biura o zróżnicowanych funkcjach wymaga czegoś więcej niż samego grafiku prac. Potrzebne są standard, koordynacja, komunikacja i narzędzia, które pozwalają szybko reagować na potrzeby użytkowników przestrzeni.
W tym przypadku kluczowe było połączenie codziennego sprzątania z audytami jakości, koordynatorem i systemem zgłoszeń QR. Dzięki temu klient otrzymał usługę, którą można kontrolować, rozwijać i dopasowywać do realnego funkcjonowania biura.
Największą wartością współpracy jest przewidywalność. Biuro pozostaje przygotowane do pracy, spotkań, odpoczynku i obsługi zespołów, a administracja nie musi przejmować codziennego nadzoru nad każdym zgłoszeniem.
Klient zarekomendował wykonawcę jako rzetelnego, elastycznego i godnego zaufania partnera. W praktyce oznacza to, że utrzymanie czystości stało się częścią dobrze zorganizowanej obsługi biura, a nie kolejnym problemem operacyjnym po stronie firmy.
