W jednym z wcześniejszych biuletynów mówiliśmy o roli Workplace Managera i i jego wpływie na komfort pracy. Ergonomia jest częścią tego obszaru. Widać ją po tym, jak ludzie siedzą, z jakiego sprzętu korzystają i czy po kilku godzinach pojawia się dyskomfort.
Nie sprowadza się jednak do krzesła, monitora czy poduszki lędźwiowej. Można kupić dobre wyposażenie, a mimo to stworzyć biuro, do którego pracownik będzie codziennie dopasowywał się kosztem zdrowia i koncentracji.
Ergonomia to nauka o dostosowaniu pracy, narzędzi i otoczenia do możliwości człowieka. Jej celem jest ograniczenie przeciążenia i ułatwienie wykonywania zadań.
Obejmuje nie tylko meble i pozycję ciała, ale też rozmieszczenie sprzętu, oświetlenie, możliwość ruchu, tempo pracy, przerwy i obciążenie psychiczne. Problemem ergonomicznym może być więc również nieintuicyjny system, nadmiar powiadomień albo proces wymagający wielu zbędnych czynności.
Dlatego lepiej pytać: co w stanowisku lub organizacji pracy utrudnia wygodne i spokojne wykonywanie zadań?
Wielogodzinne siedzenie, powtarzalne ruchy i praca przed ekranem mogą prowadzić do bólu pleców, karku, barków i nadgarstków. Odblaski, źle ustawiony monitor, zbyt mały tekst czy brak przerw dodatkowo obciążają wzrok i zwiększają zmęczenie.
Dobrze zaprojektowane stanowisko nie wyeliminuje wszystkich dolegliwości, ale ogranicza obciążenia, których można uniknąć. Pracownik nie musi wtedy kompensować złych warunków przez pochylanie się, napinanie barków czy częste zmiany pozycji wymuszone dyskomfortem.
Korzyści są nie tylko zdrowotne. Mniejszy ból i zmęczenie sprzyjają koncentracji, ułatwiają wykonywanie zadań i mogą ograniczać przerwy wymuszone dyskomfortem. W dłuższej perspektywie ergonomia może wspierać niższą absencję, wyższą efektywność, większą satysfakcję z pracy i lepsze postrzeganie pracodawcy.
To z pozoru drobny obszar, ale dobrze pokazuje, czy firma rzeczywiście dba o codzienne warunki pracy, a nie tylko deklaruje, że ludzie są dla niej ważni.
Choć w ogólnych przepisach słowo „ergonomia” nie zawsze pojawia się wprost, pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, reagować na potrzeby pracowników oraz usuwać stwierdzone nieprawidłowości.
Przy stanowiskach z monitorami wymagania są bardziej szczegółowe. Należy uwzględnić między innymi obciążenie wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego, oświetlenie, rozmieszczenie sprzętu oraz organizację pracy.
Jeżeli nie można przeplatać pracy przed ekranem innymi zadaniami, pracownikowi przysługuje co najmniej pięciominutowa przerwa po każdej godzinie pracy przy monitorze. Przerwa ta wlicza się do czasu pracy.
Dobre krzesło powinno być stabilne i regulowane. Liczą się przede wszystkim wysokość siedziska, ustawienie oparcia, podparcie odcinka lędźwiowego i podłokietniki.
Stopy powinny mieć stabilne podparcie, a barki pozostać rozluźnione. Jeśli stopy nie sięgają swobodnie podłogi, pomocny może być podnóżek.
Samo krzesło nie wystarczy, jeśli pracownik nie wie, jak je ustawić. Krótki instruktaż lub prosta instrukcja ze zdjęciami często daje więcej niż zakup kolejnego, droższego modelu.
Standardowa wysokość biurka to zwykle około 72 do 75 cm, ale nie będzie odpowiednia dla każdej osoby. To szczególnie ważne, bo przy biurku spędzamy dużą część dnia, dlatego nawet niewielkie niedopasowanie może po kilku godzinach powodować dyskomfort.
Dziś wybór jest znacznie większy niż kiedyś. Dostępne są biurka z regulacją wysokości, modele do pracy stojącej, a także bieżnie pod biurko, które mogą pomóc częściej zmieniać pozycję i wprowadzić więcej ruchu do dnia pracy.
Najważniejsze jest jednak dopasowanie. Biurko powinno zapewniać wygodne podparcie przedramion, odpowiednią odległość od sprzętu i swobodną przestrzeń na nogi. Żadne rozwiązanie nie działa dobrze, jeśli zmusza pracownika do pozostawania zbyt długo w jednej pozycji.
Warto też spojrzeć pod blat. Kartony, kosze i zapasy ograniczające miejsce na nogi mogą wymuszać skręconą lub asymetryczną pozycję.
Główny monitor powinien znajdować się na wprost użytkownika, a jego górna krawędź mniej więcej na wysokości oczu. Ekran należy ustawić tak, aby można było swobodnie czytać bez pochylania się i wysuwania głowy do przodu.
Orientacyjna odległość to zwykle 50–70 cm, ale większe monitory warto odsunąć dalej. Liczy się też wielkość tekstu, rozdzielczość oraz jasność ekranu dopasowana do oświetlenia w pomieszczeniu.
Przy stałej pracy na laptopie dobrze zapewnić podstawkę lub monitor zewnętrzny oraz osobną klawiaturę i mysz. Dzięki temu ekran można ustawić wyżej, bez podnoszenia rąk do niewygodnej pozycji.
| Rozmiar ekranu | Orientacyjna odległość | Wysokość | Ustawienie |
|---|---|---|---|
| 21–24 cale | 50–60 cm | Górna krawędź na wysokości oczu | Na wprost |
| 24–27 cali | 55–70 cm | Na wysokości oczu lub lekko poniżej | Na wprost |
| 27–32 cale | 65–80 cm | Górna krawędź na wysokości oczu | Warto odsunąć nieco dalej |
| 32 cale i więcej | 75–100 cm | Bez konieczności unoszenia głowy | Dopasować do rozdzielczości i tekstu |
| Monitor ultrapanoramiczny | 70–100 cm | Najczęściej używana część ekranu na wprost | Ograniczyć skręcanie szyi |
| Laptop | 50–70 cm | Ekran na wysokości oczu po ustawieniu na podstawce | Osobna klawiatura i mysz |
Klawiatura i mysz powinny leżeć blisko pracownika, tak aby łokcie pozostawały przy tułowiu, barki były rozluźnione, a nadgarstki nie wyginały się podczas pracy.
Mysz warto dopasować do wielkości dłoni, dominującej ręki i rodzaju wykonywanych zadań. Nie ma jednego modelu dobrego dla wszystkich, dlatego dobrze umożliwić przetestowanie kilku opcji lub pozwolić pracownikowi wybrać sprzęt samodzielnie.
Zanim zamówimy kolejne akcesorium, warto sprawdzić ustawienie klawiatury i myszy, wysokość blatu oraz możliwość podparcia przedramion. Sama podkładka nie pomoże, jeśli sprzęt znajduje się za wysoko albo zbyt daleko.
Biurko warto ustawić tak, aby ograniczyć odblaski i bezpośrednie światło padające na ekran. Często dobrze sprawdza się ustawienie bokiem do okna oraz rolety lub żaluzje, które pozwalają reagować na zmieniające się światło w ciągu dnia.
W pracy biurowej zwykle stosuje się neutralną barwę światła, około 4000–5000 K. Równie ważne są jednak równomierne oświetlenie, brak migotania i właściwe rozmieszczenie lamp.
Dobrym pomysłem jest sprawdzenie stanowisk o różnych porach dnia. To, co rano wygląda dobrze, po południu może powodować silne odblaski. Warto też zapytać pracowników, gdzie światło realnie przeszkadza.
Lampka biurkowa może uzupełnić oświetlenie ogólne, szczególnie przy pracy z dokumentami, pod warunkiem że nie świeci w oczy i nie odbija się w ekranie.
Ergonomia dotyczy nie tylko mebli i sprzętu. Wpływają na nią także nadmiar powiadomień, niejasne procedury, zbyt wiele narzędzi i konieczność wielokrotnego wykonywania tych samych czynności.
System, który utrudnia pracę, sprzyja pomyłkom albo wymaga zbędnego klikania, jest problemem zarówno organizacyjnym, jak i ergonomicznym.
Office Manager może zacząć od prostego pytania: co w codziennej pracy powoduje najwięcej szukania, czekania, przełączania i niepotrzebnych przerw? Odpowiedzi często prowadzą do zmian w procesach, narzędziach i zasadach komunikacji.
Nawet najlepiej ustawione stanowisko nie wystarczy, jeśli pracownik przez wiele godzin pozostaje bez ruchu. Najzdrowsze podejście to regularna zmiana pozycji i krótkie przerwy od ekranu.
Nie muszą to być rozbudowane ćwiczenia, można spróbować małych rzeczy jak:
Dobrze jest ustawić rutyne i starać się być konsekwentym. Jeśli ruch zależy wyłącznie od dobrej woli, zwykle przegrywa z kalendarzem. Dlatego warto zostawiać krótkie przerwy między spotkaniami i nie planować wielogodzinnych bloków bez chwili na zmianę pozycji.
Office Manager nie musi nikogo kontrolować, ale może tworzyć kulturę, w której odejście od monitora na kilka minut jest normalną częścią pracy.
Długie patrzenie w ekran może powodować zmęczenie i suchość oczu. Pomaga regularne przenoszenie wzroku na odległy punkt, na przykład za oknem, oraz świadome mruganie.
Prosta zasada 20-20-20 mówi, aby co około 20 minut przez 20 sekund spojrzeć na obiekt oddalony o około 6 metrów. Nie trzeba stosować jej ze stoperem. Ważne, aby regularnie przerywać patrzenie z bliska.
Dobrym zwyczajem jest spojrzenie przez okno i świadome zauważenie kilku odległych szczegółów: gałęzi drzewa, napisu na budynku albo przejeżdżającego samochodu.
Pierwszy dzień pracy to dobry moment, żeby od razu zadbać o ergonomię. Nowy pracownik zwykle nie wie, czy może poprosić o inną mysz, podnóżek albo zmianę ustawienia monitora. Często nie chce też zaczynać współpracy od zgłaszania, że coś jest niewygodne. Dlatego warto świadomie zapytać nowego pracownika o ich preferencje
Krótka rozmowa i wspólne ustawienie stanowiska mogą zapobiec wielu problemom. Taki Wystarczy kilkanaście minut, aby wspólnie:
Przejdź przez kilka stanowisk i sprawdź najważniejsze elementy:
Taki audyt nie musi być rozbudowany. Najważniejsze, żeby regularnie wychwytywać problemy i poprawiać warunki, zanim niewygoda stanie się codziennością. Warto też przypomnieć pracownikom że te rzeczy mają znaczenie i firma chce zadbać o ich komfort.
Dobrze zaprojektowane stanowisko ogranicza dyskomfort, wspiera koncentrację i ułatwia codzienną pracę. W dłuższej perspektywie może też wpływać na satysfakcję, efektywność i sposób postrzegania pracodawcy.
Nie trzeba od razu wymieniać całego wyposażenia. Dobrym początkiem jest krótki audyt kilku stanowisk, rozmowa z pracownikami i poprawa tych elementów, które dziś zmuszają ich do pracy w niewygodny sposób.
Największa wartość pojawia się wtedy, gdy ergonomia nie kończy się na jednorazowym zakupie. Powinna wracać przy onboardingu, zmianie sprzętu, przeprowadzce, nowym układzie biura i wdrażaniu nowych narzędzi.
To właśnie w takich codziennych sytuacjach widać, czy firma naprawdę dba o ludzi: czy można dopasować krzesło, ustawić ekran bez odblasku, zrobić krótką przerwę i zgłosić potrzebę innego sprzętu.
A jak wygląda to w Waszym biurze? Który obszar ergonomii najczęściej wymaga poprawy?
