"Musi być lepszy sposób na zrobienie tego, czego chcemy, w sposób, który nie psuje nieba, deszczu ani ziemi." — Paul McCartney.
Zgodność z zasadami ESG (Environmental, Social, Governance) to już nie tylko modny trend, ale ważny element strategii biznesowej. Wynika to z rosnącej liczby regulacji prawnych – zarówno krajowych, jak i międzynarodowych – oraz z coraz większego znaczenia zasad ESG w procedurach finansowych. W praktyce oznacza to, że instytucje finansowe, w tym banki, coraz częściej uzależniają decyzje kredytowe od spełniania kryteriów zrównoważonego rozwoju. Dla firm wiąże się to z koniecznością uwzględnienia ESG w swoich działaniach, aby utrzymać konkurencyjność na rynku.
W poniższym artykule przyglądamy się jak Office Managerowie i Kierownicy Administracyjni mogą skutecznie wspierać firmę we wprowadzaniu procedur zrównoważonego rozwoju.
ESG to skrót od trzech filarów odpowiedzialnego biznesu: Środowiskowego (Environmental), Społecznego (Social) oraz Ładu korporacyjnego (Governance). Zrównoważony rozwój to koncepcja, która obejmuje zarządzanie ryzykami związanymi z tymi obszarami oraz wprowadzanie procedur wspierających odpowiedzialne działania w firmach. I chociaż pojęcie to jest powszechnie kojarzone z dużymi firmami, kryteria ESG mają ogromne znaczenie także w kontekście administracji biurowej, czyli codziennych działań związanych z zarządzaniem przestrzenią biurową, organizacją pracy, zakupami i komunikacją.
Office Managerowie i Kierownicy Administracyjni odpowiadają za wiele z tych działań i dlatego – w naturalny sposób – odgrywają ważną rolę w tworzeniu i kształtowaniu kultury odpowiedzialności.
Wdrożenie zasad ESG należy zacząć – jak zawsze – od analizy istniejących procedur i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Warto też pamiętać o regularnym raportowaniu pozwalającym na bieżąco monitorować wprowadzane zmiany i ich zgodność z wymaganiami.
W przypadku kwestii środowiskowych Office Managerowie mogą dążyć do przekształcenia przestrzeni biurowej w miejsce bardziej ekologiczne, wprowadzając, na przykład, rozwiązania umożliwiające oszczędzanie energii i zasobów. Można to zrobić, wymieniając tradycyjne oświetlenie na LED-y, instalując systemy zarządzania energią pozwalające monitorować i regulować zużycie prądu oraz ogrzewanie, a także wdrażając zasady oszczędzania wody, czy w końcu wprowadzając rozwiązania do digitalizacji i archiwizacji dokumentów w postaci cyfrowej.
Ważne jest również odpowiedzialne podejście do wyboru mebli, materiałów biurowych oraz... dostawców.
Wdrożenie ESG zmienia sposób wyboru dostawców – liczą się już nie tylko cena i terminowość, ale także ich podejście do zrównoważonego rozwoju. Jako Office Manager lub Kierownik Administracyjny musisz uwzględniać nowe kryteria:
Nowe podejście oznacza więcej formalności i dokładniejszą selekcję dostawców, co wpłynie na czas procesów zakupowych i konieczność dokumentowania decyzji. Niespełnienie wymogów ESG może skutkować problemami podczas audytów, a także ryzykiem sankcji lub ograniczeniem współpracy z kluczowymi partnerami biznesowymi.
Szczególną rolę w ESG ma wymiar społeczny. Office Managerowie mają duży wpływ na tworzenie zdrowego i bezpiecznego środowiska pracy, poprzez wdrażanie procedur i rozwiązań promujących różnorodność i inkluzywność. Na przykład, zapewniając dostęp do biura osobom z niepełnosprawnościami, a także odpowiednie warunki pracy i odpoczynku pracownikom dzięki wygodnym, ergonomicznym stanowiskom pracy oraz przyjaznym strefom relaksu.
Niezbędnym elementem strategii ESG w każdym biurze, za które odpowiadają również Office Managerowie, są szkolenia, programy mentoringowe, promocja zdrowia psychicznego i fizycznego.
Ład korporacyjny dotyczy przejrzystości procesów, etycznych standardów oraz uczciwego zarządzania firmą, w tym finansami. Office Managerowie są odpowiedzialni za etyczne relacje z dostawcami, eliminowanie tych, którzy nie przestrzegają praw pracowniczych czy też nie dbają o aspekty środowiskowe i etyczne.
Dla Office Managerów ważne jest także zadbanie o zgodne z najlepszymi praktykami systemy zarządzania dokumentacją i przepływem informacji. Tym bardziej że integralną częścią odpowiedzialnego zarządzania firmą jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i zapewnianie równych szans wszystkim pracownikom.
Wdrażanie zasad ESG to nie tylko zestaw procedur, ale również sposób na budowanie długofalowej kultury organizacyjnej. Office Managerowie i Kierownicy Administracyjni mają do odegrania ważną rolę w przekonywaniu pracowników do dbania o zrównoważony rozwój i wprowadzania tych zasad na co dzień. Mogą to robić poprzez organizowanie warsztatów, spotkań informacyjnych, a także stwarzanie przestrzeni do wymiany pomysłów, które pozwolą pracownikom lepiej zrozumieć znaczenie ESG w codziennej pracy.
Wdrażanie zasad ESG w administracji niesie ze sobą szereg korzyści. Po pierwsze, pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, zwłaszcza w oczach klientów, którzy coraz częściej wybierają współpracę z firmami odpowiedzialnymi społecznie i ekologicznie. Zwiększa to również lojalność pracowników, którzy czują, że są częścią firmy dbającej o ich dobrostan oraz o przyszłość planety.
Po drugie, firma, która inwestuje w zrównoważony rozwój, może liczyć na oszczędności wynikające z efektywności energetycznej, optymalizacji procesów oraz zmniejszenia kosztów operacyjnych.
