Jak mówić o swoich sukcesach, żeby zostały zauważone

W pracy biurowej, zwłaszcza na stanowisku, jakim jest Office Manager, wiele ważnych działań dzieje się „za kulisami”. Utrzymujesz porządek w biurze, dbasz o logistykę, ludzi, dostawców, czasem nawet o atmosferę… ale czy Twoi przełożeni naprawdę widzą to, co robisz?

Codziennie rozwiązujesz dziesiątki problemów, zanim ktokolwiek zdąży je zauważyć. I choć Twoja praca często dzieje się po cichu, to właśnie od niej zależy płynne działanie całej firmy.

W Polsce mówienie o własnych sukcesach może budzić lekki dyskomfort, ponieważ „chwalenie się” nie zawsze wydaje się eleganckie. Tymczasem fakty są takie: jeśli osiągasz rzeczywiste wyniki to musisz o tym mówić, żeby zostały zauważone i docenione. Zwłaszcza jeśli Twoja praca przekłada się na konkrety, a Ty pragniesz awansu, premii, uznania czy po prostu stabilności i dobrego wizerunku w firmie.

W polskiej kulturze zawodowej przez lata pokora była cnotą, a „chwalenie się” kojarzyło się z egoizmem. Tymczasem dziś kompetencją przyszłości jest świadome komunikowanie swojej wartości. Nie chodzi o przechwalanie się, ale o to, żeby inni wiedzieli, na czym polega Twój wkład w sukces organizacji.

Dlaczego mówienie o sukcesach jest ważne

• Mówienie o swoich wynikach to komunikat dla przełożonych, który mówi: „Przykładam się, widzę zmiany, potrafię przekładać działania na efekty”.
• To buduje Twoją wiarygodność i wartość w firmie, a zatem zwiększa szanse na uznanie, awans lub premię.
• Ułatwia świętowanie sukcesów i poprawia atmosferę w firmie. Kiedy pokazujesz swoje sukcesy, możesz razem z zespołem lub przełożonymi je celebrować. To także przenosi się na lepszy klimat w zespole i motywuje innych.

A co, jeśli nie będę mówić o swoich sukcesach? Twoje działania mogą pozostać niezauważone, co oznacza mniejsze prawdopodobieństwo, że ktoś je doceni.

Badania pokazują, że „mówienie o swoich dokonaniach”, tak zwane ‘self-promotion’ jest istotnym czynnikiem budowania kariery. Jednak z drugiej strony źle przeprowadzona autopromocja może obniżyć sympatię współpracowników.

Jak mówić o sukcesach? Konkretnie i świadomie!

1. Przygotuj się

Zanim pójdziesz do przełożonego lub podczas rozmowy oceniającej, zastanów się: jakie konkretne działania podjęłaś? Jakie były cele? Jakie wyniki osiągnęłaś?

Trzymaj się faktów i unikaj ogólników. Mów: „Od kiedy przejęłam […] stanowisko, wprowadziłam […] co skutkowało […]”.

2. Wypróbuj metodę „Wyzwanie → Akcja → Rezultat”

Przykład: „Gdy objęłam stanowisko, w biurze występował problem z nadmiernymi kosztami usług sprzątania (WYZWANIE). Zanalizowałam faktury, poprosiłam o wycenę od różnych dostawców i przeanalizowałam je (AKCJA). Po wybraniu nowego dostawcy obniżyliśmy koszt sprzątania biura o 12% każdego miesiąca przy zachowaniu dotychczasowego standardu (REZULTAT).”

Metoda ta odpowiada podejściu, które w literaturze nazywane jest CAR (Challenge–Action–Result) lub PAR (Problem–Action–Result) i pozwala konkretnie pokazać wpływ działań.

3. Bądź pewna siebie, ale autentyczna

Nie chodzi o przechwalanie się, chodzi o pokazanie wartości, którą wniosłaś. Parafrazując z artykułu “Graceful Self-Promotion” autorstwa Ariela Marshall, MD:

 „Self‐promotion is vital to advancing your career… if done right – gracefully.”

Czyli: Mówienie o swoich sukcesach jest niezbędne do rozwoju kariery… jednak trzeba to robić poprawnie i z odrobiną gracji.

Warto też pamiętać:

• unikaj przesady i mówienia wyłącznie o własnych zasługach (może to obniżyć sympatię),
• doceniaj również rolę zespołu oraz wsparcia innych – to buduje dobre relacje.

4. Nie zapomnij o zespole

Jeśli Twój sukces był możliwy dzięki współpracy z innymi, pamiętaj, żeby o tym wspomnieć.

Na przykład: „Dzięki współpracy z zespołem administracyjnym i mojej inicjatywie powstał nowy harmonogram prac magazynowych, co pozwoliło uniknąć przestojów i zmniejszyć ilość reklamacji o 15%.”

Taka postawa pokazuje przywództwo, empatię oraz gotowość do działania co jest dodatkowym plusem w oczach zarządu.

5. Myśl też o słuchającym

Kiedy rozmawiasz z przełożonym, pamiętaj, że on/ona ma swoje cele i priorytety. Pokazanie, że Twoje działania wspierają te cele (np. optymalizacja kosztów, budowanie wizerunku firmy) zwiększa Twoją wiarygodność. Warto też okazać wdzięczność za wsparcie, możliwość rozwijania się, to buduje relację partnerską.

Dodatkowe podpunkty warte uwzględnienia

• Wybieraj odpowiedni moment – rozmowy okresowe, raporty kwartalne, czy momenty zmian w firmie to dobre chwile na pokazanie rezultatów.
• Używaj języka liczb i wskaźników – jeśli jest to możliwe to staraj się zbierać konkretne dane i liczby. Takie nienamacalne fakty naprawdę robią wrażenie. Badania pokazują, że rezultaty popierane danymi są bardziej zapamiętywane.
• Związanie swoich osiągnięć z celami organizacji – kiedy pokazujesz, że Twoje działania wpisują się w szerszy obraz firmy, łatwiej o uznanie.
• Regularne przypominanie efektów – nie czekaj tylko na koniec roku; krótkie komunikaty (np. mail do przełożonego) z podsumowaniem działań mogą utrzymać Twoją widoczność.
• Wizualizacja lub wizualne dane – jeśli to możliwe: wykres, tabela, porównanie „przed–po” może wzmocnić przekaz.

5 kroków, żeby Twoje sukcesy były widoczne

1. Zbieraj dane – zapisuj swoje osiągnięcia i liczby co miesiąc.
2. Mierz efekty – procent, czas, oszczędność; wszystko, co da się policzyć.
3. Ćwicz opowieść – 3 zdania według schematu Wyzwanie → Akcja → Rezultat.
4. Wybieraj właściwe momenty – rozmowy oceniające, podsumowania kwartalne, spotkania zespołowe.
5. Dziel się sukcesem z innymi – doceniaj współpracowników i świętuj razem z nimi.

Podsumowanie

Jeśli jesteś Office Managerem i zależy Ci na tym, by Twoja praca została zauważona, nie wystarczy ją wykonywać. Trzeba ją pokazać tak, by było jasne co zrobiłaś, jak to zrobiłaś i jakie efekty to przyniosło.

Mówienie o swoich sukcesach nie oznacza, że się wywyższasz, jedynie pokazuje wartość, jaką wnosisz. Im lepiej to zrobisz, tym większa szansa, że Twoje starania zostaną docenione przez zespół, przełożonych i przez firmę. A jak nie przez tą to następną.