Jak powinna działać firma sprzątająca szkoły?

Profesjonalne sprzątanie szkoły nie powinno sprowadzać się do listy pomieszczeń i czynności do wykonania. Dobra firma sprzątająca szkoły najpierw poznaje sposób funkcjonowania placówki, a dopiero później dopasowuje zespół, harmonogram, sprzęt, zakres prac oraz system kontroli jakości do rzeczywistego użytkowania budynku.

Celem jest nie tylko utrzymanie czystości, lecz także przejęcie odpowiedzialności za cały proces. Dyrekcja i administracja powinny wiedzieć, kto odpowiada za usługę i jaki standard ma być utrzymany, ale nie powinny codziennie zarządzać personelem sprzątającym, organizować zastępstw ani przypominać o podstawowych obowiązkach.

Właśnie na takim podejściu opieramy sprzątanie obiektów użyteczności publicznej, w tym szkół, uczelni i innych placówek edukacyjnych.

Co firma sprzątająca szkoły powinna zapewniać poza samym sprzątaniem?

Profesjonalna usługa wymaga jasno określonej odpowiedzialności po stronie wykonawcy. Szkoła powinna mieć wskazaną osobę, która zarządza zespołem, pilnuje harmonogramu, organizuje zastępstwa i reaguje na uwagi administracji.

Jeżeli dyrekcja musi codziennie sprawdzać pracowników, przypominać o zabrudzonej toalecie albo szukać zastępstwa, usługa nie odciąża placówki tak, jak powinna. Dobrze zorganizowany model współpracy obejmuje:

• jasno określony zakres sprzątania poszczególnych stref,
• realistyczny harmonogram wynikający z godzin i sposobu użytkowania szkoły,
• stały zespół odpowiednio wdrożony do pracy w placówce,
• organizację zastępstw w przypadku nieobecności,
• serwis dzienny, popołudniowy, wieczorny lub nocny, zależnie od potrzeb obiektu,
• koordynatora odpowiedzialnego za zespół i jakość,
• kontrolę zapasów środków i materiałów,
• cykliczne audyty jakości,
• sprawny sposób zgłaszania uwag,
• zaplanowane prace okresowe i specjalistyczne.

Przed wyborem dostawcy warto więc zapytać nie tylko: „co będzie sprzątane?”, lecz także: „kto dopilnuje, aby uzgodniony zakres był wykonywany każdego dnia?”.

Jak przygotować realistyczny harmonogram sprzątania szkoły?

Dobry harmonogram sprzątania szkoły powstaje na obiekcie, a nie wyłącznie na podstawie metrażu przesłanego w zapytaniu ofertowym, ponieważ dwie placówki o podobnej powierzchni mogą wymagać zupełnie innej organizacji pracy.

Znaczenie mają między innymi liczba uczniów, układ budynku, liczba kondygnacji i sanitariatów, intensywność użytkowania szatni, godziny zajęć, działalność świetlicy, zajęcia dodatkowe, wynajem sal oraz rodzaj posadzek i pozostałych powierzchni. W Czystym Efekcie projektowanie usługi zaczynamy więc od poznania realnego sposobu funkcjonowania obiektu i odpowiedzi na kilka podstawowych pytań.

1. W jakich godzinach szkoła jest rzeczywiście użytkowana?
   Nie zawsze jest to wyłącznie czas lekcji, ponieważ po zajęciach mogą działać świetlice, odbywać się treningi, próby, zebrania, zajęcia dodatkowe albo wydarzenia dla rodziców.
2. Które strefy są najbardziej obciążone?
   Wejście do budynku, szatnie, sanitariaty i główne korytarze mogą wymagać zupełnie innej częstotliwości kontroli niż gabinet administracyjny lub rzadziej używana sala.
3. Co musi być wykonywane codziennie?
   Zakres codzienny powinien wynikać z intensywności użytkowania, a nie z uniwersalnej listy kopiowanej między obiektami.
4. Co powinno być wykonywane cyklicznie?
   Nie wszystkie powierzchnie wymagają tej samej częstotliwości, dlatego część zadań warto zaplanować tygodniowo, miesięcznie lub według innego uzgodnionego cyklu.
5. Jakie prace trzeba zaplanować okresowo?
   Mycie okien, pranie wykładzin, doczyszczanie posadzek i inne prace specjalistyczne powinny znaleźć się w kalendarzu usługi, zamiast pojawiać się dopiero wtedy, gdy problem staje się widoczny.
6. Kiedy można wykonać poszczególne prace bez zakłócania zajęć?
   Część czynności można realizować w ciągu dnia, natomiast inne lepiej przenieść na popołudnie, wieczór, noc, weekend albo okres bez zajęć.

Taki plan pozwala właściwie dobrać liczbę pracowników, godziny pracy, sprzęt oraz częstotliwość wykonywania zadań. Nie powinien jednak pozostawać niezmienny, ponieważ rytm szkoły zależy między innymi od pracy świetlicy, zajęć dodatkowych, egzaminów, wywiadówek i wydarzeń z udziałem rodziców.

Wykonawca musi więc umieć przesunąć lub rozszerzyć serwis, gdy budynek jest użytkowany dłużej niż zwykle. Z kolei ferie, wakacje i przerwy świąteczne warto wykorzystać na doczyszczanie posadzek, pranie wykładzin, mycie przeszkleń oraz inne prace okresowe. Jeżeli w tym czasie prowadzony jest remont, plan powinien uwzględniać również sprzątanie poremontowe przed powrotem uczniów.

Czy szkołę podstawową, szkołę specjalistyczną i uczelnię sprząta się tak samo?

Nie do końca. Oczekiwany standard czystości może być podobny, ale sposób organizacji usługi powinien wynikać z rodzaju placówki, jej użytkowników oraz funkcji konkretnych pomieszczeń.

W szkole podstawowej szczególnego znaczenia nabierają obecność nieletnich oraz intensywnie użytkowane szatnie, sanitariaty, sale lekcyjne, świetlice, korytarze i sale gimnastyczne. Duża część ruchu odbywa się w krótkich przedziałach czasu, przede wszystkim przed lekcjami, podczas przerw i po zakończeniu zajęć.

Szkoła kierunkowa, na przykład muzyczna ma inny rytm pracy, a zajęcia mogą być rozłożone na późniejsze godziny. Oprócz standardowych pomieszczeń pojawiają się sale ćwiczeń, sale prób oraz przestrzenie z wyposażeniem wymagającym jasno ustalonego zakresu i odpowiednio dobranych metod sprzątania.

Jeszcze inaczej wygląda utrzymanie czystości w obiekcie szkolnictwa wyższego, gdzie duże sale wykładowe, zmienne plany zajęć, intensywny ruch między budynkami, wydarzenia wieczorne i zajęcia weekendowe mogą wymagać bardziej elastycznej organizacji serwisu.

Dlatego podobny standard czystości nie oznacza identycznego harmonogramu. Zakres i godziny pracy trzeba dopasować do użytkowników, funkcji pomieszczeń oraz momentów największego obciążenia, zamiast narzucać każdej placówce ten sam schemat.

Serwis dzienny, wieczorny czy nocny – jaki model sprawdza się w szkole?

W wielu szkołach najlepiej sprawdza się model mieszany, który łączy bieżący serwis w czasie funkcjonowania placówki z większym zakresem prac wykonywanym po zakończeniu zajęć. Pozwala to reagować na problemy wtedy, kiedy powstają, a jednocześnie wykonywać dokładniejsze czynności bez kolizji z uczniami i pracownikami.

Serwis dzienny może koncentrować się przede wszystkim na miejscach intensywnie użytkowanych i, zależnie od potrzeb placówki, obejmować:

• kontrolę sanitariatów,
• uzupełnianie materiałów higienicznych,
• reakcję na nagłe zabrudzenia,
• utrzymanie wejść i głównych ciągów komunikacyjnych,
• bieżące sprzątanie szatni,
• obsługę miejsc szczególnie obciążonych podczas przerw,
• reakcję na zgłoszenia administracji.

Większy zakres prac można natomiast przenieść na czas po zakończeniu zajęć. Dotyczy to między innymi dokładnego sprzątania sal lekcyjnych, mycia podłóg, porządkowania gabinetów, maszynowego czyszczenia ciągów komunikacyjnych oraz innych czynności, których wykonywanie w obecności dużej liczby uczniów byłoby niepraktyczne.

Nie każda szkoła potrzebuje jednak całodziennego serwisu. W mniejszym lub inaczej użytkowanym obiekcie wystarczający może być dobrze zorganizowany serwis popołudniowy, dlatego model pracy należy dobrać po analizie placówki.

Co powinno obejmować codzienne i okresowe sprzątanie placówki edukacyjnej?

Zakres sprzątania szkoły powinien być podzielony według pomieszczeń, częstotliwości i sposobu użytkowania, ponieważ takie podejście ułatwia zarówno wykonanie usługi, jak i późniejszą kontrolę jakości. W praktyce szczególnej uwagi wymagają następujące strefy.

Sale lekcyjne i sale zajęć

Zakres może obejmować podłogi, ławki, biurka, krzesła, parapety, drzwi, kosze oraz pozostałe powierzchnie ustalone z placówką. Ważne jest również precyzyjne określenie, których elementów wyposażenia personel sprzątający nie powinien dotykać bez osobnego uzgodnienia.

Korytarze i ciągi komunikacyjne

To jedne z najbardziej intensywnie użytkowanych powierzchni w szkole, dlatego przy większych obiektach samo mycie ręczne może być niewystarczające. Istotny staje się wówczas dostęp do profesjonalnego sprzętu oraz możliwość maszynowego czyszczenia odpowiednich posadzek.

Szatnie

Szatnie wymagają regularnej kontroli podłóg, ławek, powierzchni wspólnych i miejsc, w których szybko gromadzą się piasek, błoto lub wilgoć, a ich obciążenie może mocno zmieniać się w zależności od pory roku.

Sanitariaty

W sanitariatach liczą się zarówno jakość sprzątania, jak i częstotliwość kontroli, uzupełnianie materiałów higienicznych oraz szybkie reagowanie na zabrudzenia. W większej szkole jednorazowy serwis po zakończeniu dnia może być niewystarczający.

Nie wszystkie praktyki z biur lub obiektów przemysłowych można przy tym przenieść do szkoły. Przykładem są zawieszane kostki WC, których część placówek nie stosuje ze względu na możliwość kontaktu z nimi dzieci. To pozornie drobny szczegół, ale pokazuje, dlaczego personel musi poznać procedury konkretnej szkoły, a wykonawca powinien umieć zaproponować bezpieczne rozwiązanie alternatywne.

Sale gimnastyczne i zaplecze sportowe

Podłogi sportowe i pozostałe powierzchnie wymagają metod oraz środków dopasowanych do konkretnego materiału, ponieważ nieprawidłowo dobrana technologia może pogorszyć rezultat, a w niektórych przypadkach doprowadzić do uszkodzenia powierzchni.

Sekretariaty, gabinety i pokoje nauczycielskie

W tych strefach, oprócz czystości, znaczenie ma sposób organizacji pracy personelu oraz jasno ustalone zasady dotyczące dokumentów, sprzętu i przedmiotów znajdujących się na biurkach.

Jak dobierać środki czystości do różnych stref szkoły?

W szkole nie powinno się stosować jednego preparatu do wszystkich powierzchni. Podłogi sportowe, terakota, wykładziny, meble, sanitariaty i przeszklenia wymagają rozwiązań dobranych do materiału oraz charakteru zabrudzeń. Niewłaściwa chemia może pozostawić osad, zwiększyć śliskość podłogi albo uszkodzić czyszczoną powierzchnię.

Dobór powinien uwzględniać także zalecenia producentów powierzchni oraz fakt, że z budynku korzystają dzieci i młodzież. Tam, gdzie jest to uzasadnione, warto wybierać preparaty o łagodniejszym profilu i ograniczonym zapachu. Deklaracje takie jak „ekologiczny” czy „antyalergiczny” należy jednak opierać na dokumentacji producenta, a nie wyłącznie na opisie marketingowym.

Do codziennego serwisu dochodzą również prace okresowe, takie jak:

• mycie okien i przeszkleń,
• pranie wykładzin,
• doczyszczanie posadzek,
• maszynowe czyszczenie wybranych powierzchni,
• czyszczenie kaloryferów,
• czyszczenie elementów wyposażenia według ustalonego cyklu,
• prace po wydarzeniach, remontach lub zmianach organizacyjnych.

Takie zadania wymagają odpowiedniego sprzętu i doświadczenia, dlatego po stronie firmy sprzątającej powinno znajdować się nie tylko zapewnienie pracowników liniowych, ale również zaplecza technicznego potrzebnego do realizacji całego zakresu.

W Czystym Efekcie przy pracach wykraczających poza codzienny harmonogram korzystamy również ze wsparcia grupy mobilnej, dzięki czemu szkoła nie musi osobno szukać wykonawcy do każdego mycia okien, prania wykładzin czy większego doczyszczania.

Jak dobierać personel do sprzątania szkoły, w której przebywają nieletni?

W placówce edukacyjnej dobór personelu ma szczególne znaczenie, ponieważ pracownicy firmy zewnętrznej poruszają się w obiekcie, w którym przebywają dzieci i młodzież. Rekrutacja nie powinna więc kończyć się na sprawdzeniu, czy kandydat potrafi wykonywać podstawowe czynności porządkowe, ponieważ równie istotne są odpowiedzialność, przewidywalność zespołu, właściwe wdrożenie oraz przestrzeganie zasad obowiązujących w konkretnej placówce.

Przed rozpoczęciem pracy powinny zostać jasno ustalone między innymi:

• zasady identyfikacji personelu,
• sposób poruszania się po obiekcie,
• dostęp do kluczy i określonych pomieszczeń,
• obowiązujące procedury bezpieczeństwa,
• zasady kontaktu z uczniami,
• wymagania dotyczące dokumentacji personelu,
• sposób zgłaszania sytuacji nietypowych,
• odpowiedzialność za wdrożenie nowego pracownika.

Wymagania dotyczące weryfikacji personelu wykonującego pracę w środowisku osób małoletnich należy każdorazowo ustalić z uwzględnieniem charakteru powierzonych zadań, obowiązujących przepisów oraz procedur danej placówki. W zależności od tych uwarunkowań może być konieczne przygotowanie określonych dokumentów, w tym dokumentów dotyczących niekaralności.

Bezpieczeństwo organizacyjne nie kończy się jednak na etapie rekrutacji, ponieważ każda nowa osoba musi zostać wdrożona do konkretnego obiektu, poznać swój zakres, harmonogram, strefy, stosowane środki, zasady bezpieczeństwa oraz sposób komunikacji z koordynatorem.

Dlatego tak duże znaczenie ma ograniczanie rotacji. Stały pracownik zna budynek, wie, które miejsca wymagają szczególnej uwagi i rozumie zasady funkcjonowania szkoły, natomiast częste zmiany personelu oznaczają konieczność ponownego wdrażania ludzi i zwiększają ryzyko różnic w jakości.

Chemia i sprzęt muszą pozostawać poza zasięgiem osób nieupoważnionych

W szkole nie można pozostawiać preparatów, butelek roboczych, akcesoriów ani urządzeń w miejscach dostępnych dla uczniów, nawet podczas krótkiej przerwy. Pracownik musi wiedzieć, jak przygotowywać i oznaczać środki, zabezpieczać sprzątaną strefę oraz odkładać wyposażenie po zakończeniu zadania.

Dlatego w placówkach edukacyjnych preferujemy zamykane wózki serwisowe, które ograniczają dostęp osób nieupoważnionych do chemii i sprzętu. Po pracy wyposażenie powinno trafić do wyznaczonego, zabezpieczonego miejsca, a ciągi komunikacyjne muszą pozostać wolne od przewodów, wiader i innych elementów mogących stworzyć zagrożenie.

„W szkole nawet pozornie drobne decyzje mają znaczenie: od doboru środków do konkretnych powierzchni po zabezpieczenie chemii i sprzętu przed dostępem osób nieupoważnionych. Każdy pracownik musi znać zasady danego obiektu, a harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty rytm placówki. Rolą wykonawcy jest zorganizowanie tego procesu tak, aby administracja miała kontrolę nad standardem, ale nie musiała codziennie zarządzać usługą.”

Magdalena Zaverych, Kierownik Działu Operacyjnego w Czystym Efekcie

Jak koordynator i audyty odciążają administrację szkoły?

Koordynator powinien być osobą, która rzeczywiście zarządza usługą po stronie firmy sprzątającej. Nie chodzi wyłącznie o przekazywanie informacji między szkołą a pracownikami, ale o przejęcie codziennych obowiązków związanych z funkcjonowaniem kontraktu.

W Czystym Efekcie koordynator odpowiada między innymi za:

• organizację pracy zespołu,
• wdrażanie pracowników do obiektu,
• pilnowanie realizacji harmonogramu,
• organizowanie zastępstw,
• kontrolę jakości pracy,
• reagowanie na zgłoszenia,
• analizowanie powtarzających się problemów,
• kontrolę zapasów i potrzeb zespołu,
• koordynowanie prac dodatkowych i okresowych.

To ważna różnica z punktu widzenia administracji, ponieważ jeśli pracownik jest nieobecny, szkoła nie powinna samodzielnie szukać zastępstwa, a jeśli jakość w konkretnej strefie spada, nie powinna prowadzić osobnych rozmów z każdą osobą z zespołu. Temat powinien trafić do koordynatora, po którego stronie leży doprowadzenie sprawy do końca.

Drugim elementem są regularne audyty jakości, których rolą nie jest tworzenie dokumentacji dla samej dokumentacji, ale sprawdzanie, czy uzgodniony standard rzeczywiście jest utrzymywany. Audyt może na przykład wykazać, że określony sanitariat wymaga częstszej kontroli, jedna z klatek schodowych jest bardziej obciążona, niż zakładano, albo harmonogram nie uwzględnia zmienionych godzin zajęć.

W wybranych obiektach dodatkowym wsparciem może być system zgłoszeń QR, dzięki któremu uwaga dotycząca konkretnej strefy szybciej trafia do osób odpowiedzialnych za usługę.

Właśnie w tym miejscu pojawia się różnica między zwykłym wykonaniem zleconych czynności a partnerskim modelem współpracy. Administracja nadal zachowuje kontrolę nad standardem, ale nie musi osobiście zarządzać codzienną pracą ekipy sprzątającej.

Jak wybrać firmę sprzątającą szkoły i sprawdzić jej doświadczenie?

Przy wyborze firmy sprzątającej szkołę warto sprawdzać nie tylko przedstawiony zakres i cenę, ponieważ znacznie więcej o przyszłej współpracy mówi sposób, w jaki wykonawca planuje zorganizować usługę po podpisaniu umowy.

Przed podjęciem decyzji warto zapytać:

• Czy firma ma doświadczenie w sprzątaniu szkół lub innych placówek edukacyjnych?
• Czy przed wyceną chce poznać obiekt i sposób jego użytkowania?
• Kto przygotuje harmonogram sprzątania?
• Kto będzie odpowiedzialny za zespół po rozpoczęciu współpracy?
• Jak organizowane są zastępstwa?
• W jaki sposób wdrażani są nowi pracownicy?
• Jak firma ogranicza rotację personelu?
• Jak sprawdzana jest jakość usługi?
• Jak będą zgłaszane problemy i kto ma na nie reagować?
• Czy firma posiada zaplecze do prac okresowych?
• Kto zapewnia profesjonalny sprzęt i środki czystości?
• Czy środki i technologie są dobierane do konkretnych materiałów i pomieszczeń?
• Jak zostanie zorganizowane przejęcie usługi po poprzednim wykonawcy?
• Czy wykonawca posiada odpowiednie ubezpieczenie?

Odpowiedzi powinny być konkretne. Stwierdzenie „będziemy reagować na bieżąco” nie wyjaśnia, kto odpowiada za reakcję, natomiast deklaracja „regularnie kontrolujemy jakość” nie mówi, kto przeprowadza kontrole ani co dzieje się po wykryciu problemu. Dlatego referencje z podobnych obiektów pozostają istotnym elementem weryfikacji wykonawcy.

Przykład z naszego doświadczenia: Państwowa Szkoła Muzyczna w Gliwicach

Jednym z obiektów edukacyjnych, w których zdobyliśmy doświadczenie, jest Państwowa Szkoła Muzyczna I i II stopnia im. Ludomira Różyckiego w Gliwicach. Współpraca dotycząca utrzymania czystości w budynku szkoły rozpoczęła się w październiku 2022 roku, a powierzchnia objęta usługą wynosi około 2000 m².

Zakres obejmował między innymi:

• regularne sprzątanie,
• opróżnianie koszy,
• usuwanie widocznych zabrudzeń z podłóg,
• mycie podłóg i schodów,
• maszynowe mycie ciągów komunikacyjnych pokrytych terakotą,
• mycie parapetów,
• czyszczenie kaloryferów,
• wycieranie drzwi,
• utrzymanie czystości mebli, w tym stołów, krzeseł, biurek i ławek.

W wystawionych referencjach szkoła wskazała, że usługi były wykonywane „terminowo, na wysokim poziomie i z należytą starannością”, rekomendując Czysty Efekt, jako solidnego partnera.

Mamy również doświadczenie w utrzymaniu czystości w innych szkołach i różnego typu obiektach publicznych, dlatego projektujemy usługę nie tylko na podstawie założeń ofertowych, ale także doświadczeń wynikających z codziennego funkcjonowania rzeczywistych placówek edukacyjnych.

Profesjonalne sprzątanie szkoły zaczyna się od organizacji

Profesjonalne sprzątanie szkoły wymaga połączenia dobrze zaplanowanego serwisu, odpowiednio wdrożonego personelu, bezpiecznych metod pracy i regularnej kontroli jakości.

Firma sprzątająca powinna przejąć organizację zespołu, zastępstw, prac okresowych i reakcji na zgłoszenia. Wtedy outsourcing rzeczywiście odciąża dyrekcję oraz administrację, zamiast tworzyć kolejny obszar wymagający stałego nadzoru.

Szukasz firmy sprzątającej szkołę lub placówkę edukacyjną?

Jeżeli chcesz uporządkować sprzątanie szkoły i przekazać odpowiedzialność za organizację usługi jednemu wykonawcy, porozmawiajmy o Twoim obiekcie. W zapytaniu warto podać:

• typ placówki i lokalizację,
• przybliżony metraż oraz najważniejsze strefy,
• godziny funkcjonowania obiektu,
• obecny model sprzątania i problemy, które chcesz rozwiązać.

Na tej podstawie możemy przeanalizować obiekt i przygotować zakres oraz harmonogram dopasowany do jego rzeczywistego użytkowania.