Nie jest to żadną tajemnicą, że office manager musi posiadać umiejętności organizacji i zarządzania w małym palcu. Te cechy są tym bardziej cenione i potrzebne w firmach mniejszej i średniej wielkości, gdy w grę wchodzi planowanie firmowego wydarzenia. Mniejsze przedsiębiorstwa nie mają często wystarczających funduszy, żeby zlecić komuś z zewnątrz wykonanie takiego zadania. Dlatego organizacja eventów firmowych nie raz spada na ramiona office managera i bywa dodatkowym obciążeniem przy natłoku obowiązków.
Jeśli stoisz właśnie teraz przed takim zadaniem, to ten artykuł jest dla Ciebie! Przygotowaliśmy listę wskazówek i rad, które pomogą zarówno początkującemu office managerowi w organizacji jego pierwszego wydarzenia, jak i bardziej doświadczonym managerom w upewnieniu się, że o niczym nie zapomnieli.
Zaczynamy od podstaw, czyli określenia celu – po co organizujemy ten event? Jest to najważniejszy pierwszy krok, ponieważ od niego zależy wszystko, co następuje później. Zadanie sobie takiego pytania nadaje kierunek całemu procesowi organizacji i m.in. pomaga dobrać odpowiedni format i miejsce. Jeśli wiesz dlaczego organizujesz event, możesz później łatwiej ocenić czy się udał.
Celem może być, np.:
Sformułuj cel jednym zdaniem i odnoś się do niego na następnych etapach podczas podejmowania decyzji. Pomoże Ci to w trafnym doborze miejsca oraz atrakcji.
Bez budżetu i deadline’ów nie ruszysz z miejsca. Brak jasno określonego budżetu sprawia, że działasz po omacku. Wyobraź sobie, że masz przygotowany cały plan, spędziłaś/eś nad nim sporo czasu, wszystko zostało zatwierdzone – a tu nagle okazuje się, że nie ma wystarczających funduszy. Mając określoną kwotę, możesz świadomie planować, priorytetyzować i negocjować z podwykonawcami.
Upewnij się, że Twój budżet zawiera:
Pracuj w arkuszu kalkulacyjnym (Excel, Google Sheets) z podziałem na: kategorie, koszt planowany, koszt faktyczny, status (zamówione/niezamówione). To bardzo ułatwia kontrolę wydatków.
Deadline’y są także konieczne, ponieważ dobry harmonogram zabezpiecza przed chaosem. Przesuwanie rezerwacji w ostatniej chwili ma swoje konsekwencje, a opóźnienia jednej osoby (np. grafika, DJ, cateringu) mogą sparaliżować resztę przygotowań. Warto też pamiętać, że im wcześniej coś załatwisz, tym większa szansa na niższe koszty i większą dostępność terminów. Dlatego wprowadź deadline’y jak najwcześniej.
Od listy uczestników zależy logistyka całego wydarzenia – od cateringu po noclegi i transport.
Potrzebujesz informacji o tym:
Przygotuj także arkusz do zbierania danych uczestników – najlepiej sprawdzi się Google Forms (łatwe do wysłania w mailu). Dostosuj formularz do charakteru wydarzenia, ale najczęściej przydają się następujące dane:
Na początku formularza dodaj termin zgłoszeń i informację, że odpowiedzi pomogą w organizacji wydarzenia (ludzie wtedy chętniej wypełniają).
Uważaj na RODO – dane powinny być przechowywane zgodnie z przepisami. Najlepiej skonsultuj zbieranie danych z działem HR lub prawnym.
Biuro, restauracja, plener, a może format hybrydowy? Wszystko zależy od liczby osób, celu wydarzenia i dostępności pracowników. Wybór miejsca i formy wydarzenia ma ogromny wpływ na dosłownie wszystko – budżet, logistykę, nastrój oraz frekwencję. Dlatego najlepiej zająć się tym zaraz po ustaleniu celu i liczby uczestników.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze miejsca:
Organizacja logistyki to moment, w którym wizja eventu zamienia się w realny plan działania. To dzięki dobrze ogarniętemu „backstage’owi” uczestnicy czują się komfortowo, a Ty nie biegasz w panice z telefonem w dłoni.
Zacznij od harmonogramu dnia, który będzie absolutną podstawą dla Ciebie, jak i podwykonawców. Powinny się w nim znaleźć:
Wydrukuj kilka kopii harmonogramu i miej też wersję elektroniczną (np. na telefonie lub tablecie). Przekaż również harmonogram podwykonawcom.
Jeśli uczestnicy dojeżdżają z różnych lokalizacji, uwzględnij godziny wyjazdów i przyjazdów oraz mapkę z dojazdem i parkingiem. Przypomnij uczestnikom o możliwości współdzielenia przejazdów – to ekologiczne i buduje integrację.
Warto też zadbać o oznaczenia i organizację przestrzeni. Uczestnicy nie powinni się zastanawiać gdzie mają iść lub gdzie jest toaleta. Przygotuj czytelne oznaczenia (tabliczki, plakaty, strzałki), mapkę wydarzenia oraz plakietki lub rollupy z nazwami stref, np. kawa, strefa odpoczynku, itd.
Warto zadbać też o kilka udogodnień:
Przygotuj wcześniej check-listę dla każdego usługodawcy:
Przed wydarzeniem wyślij im maila z dokładnym adresem, godziną i Twoim numerem telefonu.
Logistyka to niewidoczna część eventu, ale to ona decyduje o tym, czy wszystko działa. Jeśli uczestnicy nie muszą o nic pytać, nie gubią się, nie stoją w kolejkach i wiedzą, co się dzieje – to znak, że zrobiłaś/eś to dobrze.
Jedzenie to nie tylko posiłek – to element atmosfery, komfortu i integracji. To przy stole toczą się najlepsze rozmowy, a źle dobrany catering może przełożyć się na feedback w stylu „było okej, ale jedzenie...”.
Dlatego zadaj sobie i dostawcy kilka pytań:
Upewnij się, że zamawiasz catering z jasno oznaczonymi posiłkami i możliwością personalizacji. Dobrze, gdy etykiety zawierają informacje o alergenach. Zbierz też dane o preferencjach żywieniowych wcześniej – np. przez formularz zgłoszeniowy (punkt 3).
Warto zapewnić kawę i herbatę z możliwością dolewania, wodę (koniecznie) butelkowaną lub z dystrybutorów (pamiętaj o kubkach), napoje gazowane, lemoniady i soki latem oraz coś ciepłego wieczorem/zimą, np. grzane wino bezalkoholowe lub herbata z imbirem.
Jeśli wydarzenie ma charakter integracyjny lub wieczorny, często pojawia się pytanie – czy podać alkohol? To nie jest zły pomysł, ale trzeba go dobrze przemyśleć.
Jeśli decydujesz się na alkohol:
Alkohol nie powinien być głównym „bohaterem” eventu – to tylko dodatek.
Drobiazgi, o których łatwo zapomnieć:
Jedzenie i picie to najprostszy sposób, by zadbać o samopoczucie uczestników. Nie musi być wyszukane – ważne, żeby było smaczne, dopasowane i dostępne wtedy, kiedy trzeba.
Zadbaj o program, który będzie angażujący, ale nie wymuszony. Najlepiej sprawdzają się aktywności, które pozwalają się poznać i pośmiać – bez presji.
Oto kilka pomysłów:
Unikaj bardziej intensywnych atrakcji, takich jak karaoke czy gry ruchowe, jeśli grupa niezbyt się zna lub lubi. Nigdy nie rób też z nich obowiązkowego punktu programu. Daj wybór i nie wywołuj ludzi „na siłę”.
Dobra atrakcja integracyjna to taka, która nie zmusza – tylko zaprasza. Jeśli uczestnicy czują, że mają wybór, a aktywności są „dla ludzi” – chętnie się angażują i zapamiętają event jako przyjemne doświadczenie.
Nawet najlepiej zorganizowany event może się rozjechać, jeśli ludzie nie wiedzą, gdzie, kiedy, po co i co ze sobą zabrać. Dlatego jasna, zwięzła i przyjazna komunikacja to klucz do frekwencji, zaangażowania i... świętego spokoju organizatora. Im wcześniej dasz znać, tym większa szansa, że uczestnicy zarezerwują czas i lepiej się przygotują.
Wyślij zaproszenia min. 3 tygodnie wcześniej. Zadbaj także o cotygodniowe przypomnienia, np. z licznikiem dni do wydarzenia lub ciekawostką o programie. Szczegóły organizacyjne, razem z agendą dnia, najczęściej zadawanymi pytaniami, informacjami o transporcie oraz danymi kontaktowymi do Ciebie wyślij kilka dni przed samym wydarzeniem. Poinformuj także uczestników, jeśli powinni zabrać ze sobą, coś co im się przyda, np. wygodne buty lub kurtkę na wieczór.
Nie improwizuj – postaw na plan i zachowaj zimną krew. W dniu eventu bądź pierwszą osobą na miejscu. Sprawdź sprzęt, rozstawienie, catering oraz przywitaj dostawców i pomocników.
Weź ze sobą swój osobisty „Zestaw Office Managera”:
Pamiętaj – nie możesz być wszędzie na raz, więc deleguj zadania innym osobom. Nie jest to oznaka słabości, lecz efektywnego zarządzania i profesjonalizmu. Podziel wydarzenie na strefy i przydziel do nich odpowiedzialne osoby. Delegowanie zaufanym osobom buduje zespół i pozwala Ci choć trochę odetchnąć.
Po wydarzeniu zbierz opinie uczestników i spisz swoje własne wnioski. Co się sprawdziło? Co warto usprawnić? Możesz wysłać do uczestników krótką anonimową ankietę z pytaniami, do których odpowiedzi pomogą Ci lepiej zorganizować kolejne wydarzenie. Podziękuj także uczestnikom i współorganizatorom.
Zorganizowanie firmowego eventu to nie lada wyzwanie – szczególnie wtedy, gdy spoczywa na barkach jednej osoby. Ale z odpowiednim planem, przemyślaną logistyką i otwartą komunikacją da się stworzyć wydarzenie, które nie tylko przebiegnie sprawnie, ale też zostanie zapamiętane jako pozytywne doświadczenie przez wszystkich uczestników.
Pamiętaj – kluczem nie jest perfekcja, ale elastyczność i dobre przygotowanie. A każda impreza firmowa to okazja, by budować kulturę organizacyjną i relacje w zespole.
Powodzenia – i pamiętaj, że dobrze zorganizowany event to również Twoja osobista wizytówka jako office managera.
