Technostres coraz częściej pojawia się w pracy Office Managerów, którzy w wielu firmach znajdują się dziś na pierwszej linii cyfrowych zmian. Każdego dnia korzystają z różnych komunikatorów, systemów rezerwacji, narzędzi do zarządzania zadaniami czy platform HR. Są łącznikiem pomiędzy technologią, pracownikami i zarządem.
Im więcej narzędzi pojawia się w firmie, tym większe staje się jednak ryzyko przeciążenia informacyjnego. Właśnie w takich warunkach pojawia się zjawisko nazywane technostresem. Czym dokładnie jest technostres i dlaczego tak często dotyka Office Managerów? I co można zrobić, aby ograniczyć jego wpływ w codziennej pracy?
Termin technostres pojawił się już w 1984 roku. Psycholog Craig Brod opisał go jako trudność w zdrowym przystosowaniu się do nowych technologii komputerowych. Już wtedy zauważono, że szybkie tempo zmian technologicznych może powodować napięcie, przeciążenie informacyjne i problemy z koncentracją.
Dziś, w erze sztucznej inteligencji, przeróżnych systemów online i pracy hybrydowej, zjawisko to jest jeszcze bardziej widoczne. Pracownicy korzystają z wielu narzędzi jednocześnie, a granica między komunikacją, zadaniami i informacjami zaczyna się zacierać.
Szczególnie mocno odczuwają to Office Managerowie. W wielu organizacjach pełnią rolę koordynatora pomiędzy różnymi działami, zarządem, pracownikami oraz firmami zewnętrznymi. Oznacza to ciągłe przełączanie się pomiędzy systemami, komunikatorami i zadaniami. Gdy liczba narzędzi i powiadomień rośnie, rośnie także ryzyko przeciążenia technologicznego, czyli właśnie technostresu.
Jak czytamy w raporcie EY Academy of Business Technostres w erze cyfrowej: Wyzwania i rozwiązania dla nowoczesnych organizacji (publikacja z kwietnia 2025 roku), technostres obejmuje pięć kluczowych obszarów. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Przeciążenie technologiczne, znane także jako techno-overload, to sytuacja, w której pracownik musi wykonywać coraz więcej zadań w coraz krótszym czasie – właśnie dlatego, że w firmie pojawiają się nowe technologie.
W teorii mają one wspierać pracę i usprawniać codzienne działania. W praktyce często prowadzą jednak do zwiększenia liczby zadań i powiadomień, co z czasem powoduje przemęczenie i narastający stres.
Według raportu Microsoft Work Trend Index aż 68% pracowników twierdzi, że w ciągu dnia pracy brakuje im niezakłóconego czasu na skupienie. Powodem są przede wszystkim ciągłe powiadomienia z komunikatorów, maili i innych aplikacji używanych w firmie.
Office Manager to osoba, która musi być dostępna dla wielu osób jednocześnie – pracowników, przełożonych czy dostawców. Dlatego właśnie na tym stanowisku szczególnie często pojawiają się objawy przeciążenia technologicznego, na przykład, bóle głowy czy trudności z koncentracją.
Techno-invasion to określenie ciągłej dostępności, która w znaczący sposób zakłóca równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Aż 50% uczestników badania raportu EY Academy of Business deklarowało korzystanie z komunikatorów i technologii cyfrowych poza godzinami pracy, aby wykonać obowiązki zawodowe.
To zjawisko wyraźnie wpływa na work-life balance, który jest niezwykle ważny dla zdrowia psychicznego każdego pracownika.
Office Managerowie mogą odczuwać duży stres w związku z pojawianiem się w firmie nowych i coraz bardziej skomplikowanych narzędzi oraz programów. To często właśnie oni, jako pierwsi, muszą się z nimi zapoznać i wdrażać je wśród pracowników.
Dla wielu OM jest to zadanie wymagające i stresujące, które może prowadzić do poczucia niepewności. Według przytoczonego wcześniej raportu aż 50% badanych deklaruje chęć udziału w szkoleniach dotyczących nowych technologii pojawiających się w ich firmach.
Zjawisko techno-complexity jest szczególnie odczuwalne u osób, które nie mają dużego doświadczenia w pracy z nowymi technologiami.
Office Managerowie mogą odczuwać dyskomfort i stres związany z częstymi zmianami technologicznymi w firmie. Nie wszyscy nadążają za tempem tych zmian, co może prowadzić do obaw o utratę pozycji w organizacji lub popełnienie błędu.
Dodatkowym źródłem napięcia jest często poczucie, że w firmie trzeba być „ekspertem od wszystkiego”.
Jest to problem szczególnie widoczny dziś, gdy oprócz nowych systemów, programów i komunikatorów w firmach pojawiają się także rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Dla części pracowników oznacza to obawy o przyszłość swojego stanowiska pracy.
Powyżej wyjaśniliśmy, czym jest technostres i w jakich obszarach objawia się najczęściej. Warto jednak zastanowić się, jak można ograniczyć jego wpływ na codzienną pracę.
Choć czasem cyfrowy chaos wydaje się trudny do opanowania, istnieją proste rozwiązania, które mogą wprowadzić do codziennych działań więcej porządku i spokoju.
Office Manager często musi reagować na komunikaty z wielu stron jednocześnie. Dlatego jedną z najważniejszych umiejętności jest świadome zarządzanie własnym czasem.
Pomocne może być wprowadzenie tzw. okienek czasowych na obsługę komunikacji oraz jasne poinformowanie o tym współpracowników. W praktyce oznacza to sprawdzanie maili i komunikatorów wyłącznie o określonych godzinach.
W zależności od intensywności pracy można robić to np. dwa razy dziennie – o 9:00 i 12:00 – lub trzy razy dziennie, np. o 9:00, 12:00 i 15:00. Ważne, aby godziny te były dopasowane nie tylko do harmonogramu Office Managera, ale także do rytmu pracy całego zespołu.
Poza tymi okienkami warto zostawić sobie czas na tzw. głęboką pracę, czyli wykonywanie zadań wymagających koncentracji bez ciągłych przerw i powiadomień. Dzięki temu łatwiej zachować porządek w obowiązkach, ograniczyć przeciążenie informacyjne i uniknąć sytuacji, w której cały dzień pracy sprowadza się wyłącznie do reagowania na kolejne wiadomości.
Ustalenie tej zasady z zarządem firmy może być szczególnie trudne dla początkującego Office Managera. Często pojawia się obawa, że brak natychmiastowej dostępności zostanie odebrany jako brak zaangażowania.
Warto jednak jasno komunikować przełożonym oraz współpracownikom godziny, w których Office Manager nie jest dostępny. Takie podejście pomaga budować zdrowe zasady pracy i może stać się dobrym przykładem dla innych pracowników.
Jeżeli w firmie wdrażane są nowe technologie, Office Manager nie powinien rezygnować ze szkolenia – a wręcz powinien się go domagać.
Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której pracownik uczy się obsługi nowych systemów po godzinach metodą prób i błędów. Każda nowa technologia wprowadzana w firmie powinna być wsparta odpowiednim szkoleniem.
Zrozumienie zjawiska technostresu oraz jego wpływu na codzienną pracę Office Managera pozwala podjąć odpowiednie działania. Gdy organizacja zaczyna dostrzegać ten problem, łatwiej wdrożyć rozwiązania, które poprawiają nie tylko dobrostan Office Managera, ale także komfort pracy całego zespołu.
W praktyce mogą to być trzy proste kroki: wprowadzenie jasnych zasad komunikacji w firmie, ograniczenie powiadomień poza godzinami pracy oraz zapewnienie pracownikom wsparcia i edukacji w zakresie nowych technologii.
Takie działania pomagają zmniejszyć przeciążenie informacyjne, poprawiają koncentrację i zwiększają satysfakcję z pracy. W efekcie zadania wykonywane są spokojniej, bardziej efektywnie i bez poczucia ciągłego napięcia czy niepewności.
