Praca Office Managera zmienia się dziś szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Dochodzą nowe narzędzia, systemy, automatyzacje i coraz większe oczekiwania ze strony zespołu i zarządu. W takim środowisku łatwo wpaść w tryb ciągłego reagowania, gaszenia pożarów i zarządzania codziennym chaosem.
Właśnie dlatego temat sztucznej inteligencji coraz częściej pojawia się także w pracy administracyjnej i biurowej. Dla jednych AI jest szansą na odzyskanie czasu i uporządkowanie procesów. Dla innych nadal pozostaje czymś niepewnym, zbyt technicznym albo po prostu budzącym dystans.
Tym bardziej ciekawa jest perspektywa osób, które nie tylko testują AI, ale zaczynają traktować je jako realne narzędzie pracy.
Anna Szymańska- Szlenk to Office Managerka, która w swojej komunikacji wyraźnie pokazuje, że zarządzanie biurem i sztuczna inteligencja mogą iść w parze. Sama opisuje swoje podejście hasłem: „Od chaosu do kalendarza, z humorem, empatią i AI”.
To podejście nie wynika jednak z mody na nowe technologie, ale z bardzo konkretnego doświadczenia zawodowego. W jednym ze swoich postów napisała:
„AI kiedyś zabrało mi pracę. Dziś pomaga mi ją robić lepiej.”
Kiedy trafiliśmy na ten post na LinkedIn, od razu wiedzieliśmy, że chcemy porozmawiać z Panią Anną szerzej o AI w pracy Office Managera. To właśnie ten wpis stał się punktem wyjścia do rozmowy o tym, jak sztuczna inteligencja realnie zmienia codzienną pracę, gdzie daje największą wartość i dlaczego nie trzeba być osobą techniczną, żeby zacząć z niej korzystać.
Co dokładnie miała Pani na myśli, pisząc: „AI kiedyś zabrało mi pracę. Dziś pomaga mi ją robić lepiej.”?
W moim poprzednim miejscu pracy cały dział, w którym pracowałam, został zlikwidowany, ponieważ duża część naszych obowiązków została zautomatyzowana. To nie była teoria ani obawa, to wydarzyło się naprawdę.
Dziś jestem w zupełnie innym miejscu. W obecnej pracy świadomie korzystam z AI i automatyzacji, nie jako zagrożenia, tylko jako narzędzia. Dzięki temu wykonuję zadania szybciej, sprawniej i z większym spokojem.
To doświadczenie bardzo zmieniło moje podejście. Zamiast traktować AI jako coś „na przyszłość”, widzę je jako coś, co już teraz realnie wpływa na sposób pracy. Zrozumiałam też, że jeśli nie nauczę się pracować z technologią, technologia zacznie pracować zamiast mnie. I to był moment, w którym postanowiłam być po tej właściwej stronie zmian.
Jak AI zmieniło Pani codzienną pracę jako Office Managerki?
Przede wszystkim zmieniło sposób, w jaki zarządzam czasem i informacją. Na co dzień korzystam między innymi z Power Automate do automatyzacji powtarzalnych procesów i tworzenia workflowów, z Copilota w Microsoft Teams i Outlooku do podsumowań spotkań i maili, z Notion do porządkowania wiedzy i procedur, a także z narzędzi takich jak ChatGPT, Gemini, Copilot czy Canva do tworzenia i porządkowania treści oraz generowania obrazów.
Dzięki temu mniej czasu poświęcam na zadania operacyjne, a więcej na te, które naprawdę wymagają decyzji, komunikacji i myślenia. Mam też poczucie, że dzięki AI jest mniej „gaszenia pożarów”, a więcej świadomego zarządzania tym, co dzieje się w firmie.
Kiedyś większość mojego dnia zajmowało reagowanie na maile, prośby i szybkie zadania. Dziś, dzięki AI i automatyzacjom, mogę pracować bardziej proaktywnie, planować i przewidywać.
Co sprawiło, że zaczęła Pani korzystać z AI na bardziej poważnie?
Momentem przełomowym było właśnie doświadczenie utraty pracy. Wtedy zrozumiałam, że to nie są już „umiejętności przyszłości”, tylko kompetencje, które są potrzebne tu i teraz. To już się dzieje i coraz wyraźniej widać, że bez tego za chwilę nie da się efektywnie pracować w wielu rolach administracyjnych.
Dotarło do mnie, że jeśli chcę być naprawdę dobra w swojej pracy, muszę traktować AI jak kompetencję, a nie ciekawostkę. Zamiast się przed tym bronić, postanowiłam to po prostu zrozumieć. Zrobiłam kursy, zaczęłam testować narzędzia i sprawdzać, co naprawdę działa w praktyce.
I dopiero wtedy zobaczyłam realną wartość - nie w teorii, ale w codziennej pracy.
Czy na początku miała Pani wobec AI opór albo obawy? Jeśli tak, to jakie?
Tak, ale trochę inne, niż często się zakłada. Nie obawiałam się, że AI „zabierze mi pracę”, bo to już się wcześniej wydarzyło. Bardziej zastanawiałam się, czy ja sama w ogóle dam sobie z tym radę.
Nie mam technicznego zaplecza, nie jestem programistką ani osobą z IT. Na początku wydawało mi się, że AI to coś skomplikowanego i raczej „nie dla mnie”.
W praktyce okazało się jednak, że największą barierą nie jest sama technologia, tylko sposób myślenia. Kiedy zaczęłam traktować AI jak narzędzie, a nie coś „zaawansowanego”, wszystko stało się dużo prostsze.
I myślę, że to jest dziś jedno z największych nieporozumień wokół AI - że trzeba być osobą techniczną, żeby zacząć z niego korzystać. Tymczasem większość tych narzędzi jest projektowana właśnie dla ludzi, którzy nie mają zaplecza IT.
Jakie reakcje na AI widzi Pani dziś wśród innych osób pracujących w administracji i biurach?
Widzę dziś trzy główne podejścia. Pierwsze to ciekawość - są osoby, które testują, sprawdzają i szukają sposobów, jak wykorzystać AI w praktyce.
Drugie podejście to dystans. Wiele osób słyszało już o AI, ale nie do końca wie, od czego zacząć i jak przełożyć to na swoją codzienną pracę. Często próbują po omacku, dostają słabe efekty i szybko się zniechęcają. Wtedy pojawia się opinia, że AI „nie działa” albo że głównie halucynuje.
Trzecie podejście to obawa - szczególnie związana z tym, że AI może zmienić zakres obowiązków albo sprawić, że część pracy stanie się zbędna.
Z mojej perspektywy największą różnicę robi to, czy ktoś po prostu zacznie używać AI w praktyce, nawet przy bardzo prostych zadaniach. Bo dopiero wtedy widać, że to nie jest żadna abstrakcja, tylko realne wsparcie w codziennej pracy.
Office Managerowie są często łącznikiem między zespołem a technologią, więc to naturalne, że widzą dziś zarówno entuzjazm, jak i obawy.
W czym AI daje Pani dziś największą wartość?
Największą wartością jest dla mnie uporządkowanie chaosu i odzyskanie czasu.
AI pomaga mi przede wszystkim szybko przetwarzać dużą ilość informacji - maili, spotkań czy różnych bieżących ustaleń. Ułatwia mi też porządkowanie procesów i procedur, tworzenie materiałów komunikacyjnych oraz pilnowanie powtarzalnych działań dzięki automatyzacjom.
To nie zawsze oznacza po prostu „oszczędność godzin”. Często chodzi raczej o odzyskanie przestrzeni mentalnej - mniej rzeczy do pamiętania, mniej ręcznego pilnowania i więcej spokoju w pracy. Dzięki temu mogę skupić się na tym, co naprawdę wymaga mojej uwagi.
AI daje mi też coś, czego nie da się łatwo zmierzyć w minutach - poczucie, że mam kontrolę nad tym, co się dzieje, a nie odwrotnie.
Czy ma Pani jedno ulubione narzędzie albo asystenta AI, czy wszystko zależy od zadania?
Zdecydowanie wszystko zależy od zadania. Gdybym jednak miała wskazać zestaw, z którego korzystam najczęściej, to byłby to przede wszystkim Copilot w Microsoft Teams i Outlooku - za integrację z codzienną komunikacją, Power Automate - za automatyzację procesów, ChatGPT, Gemini i Copilot - za pracę na treściach i strukturze, a także Notion - za porządkowanie wiedzy.
Każde z tych narzędzi pełni u mnie trochę inną rolę. Dopiero ich połączenie daje największy efekt.
Największą wartość daje mi więc nie jedno konkretne narzędzie, ale to, jak one ze sobą współpracują. Automatyzacje, podsumowania, porządkowanie wiedzy - wszystko to składa się na spójny system pracy.
Pani Anna bardzo konkretnie pokazała, że największa wartość AI nie leży dziś w „efekcie wow”, ale w porządkowaniu informacji, odzyskiwaniu czasu i ograniczaniu chaosu. Dla Office Managerów może to oznaczać kilka bardzo praktycznych zastosowań.
Jeśli w Twojej pracy są zadania, które zajmują dużo czasu, ale za każdym razem wyglądają bardzo podobnie, to właśnie tam warto zacząć myśleć o AI i automatyzacjach.
Najlepiej wziąć jedno takie zadanie i rozłożyć je na czynniki pierwsze. Sprawdź, które kroki są zawsze podobne i które z nich można przyspieszyć albo zautomatyzować. Może to być workflow w Power Automate, automatyczne przypomnienia albo przekazywanie zadań między osobami. Największa wartość pojawia się wtedy, gdy przestajesz ręcznie pilnować kolejnych etapów, a zaczynasz pracować w oparciu o prosty, powtarzalny system.
To jedna z prostszych i najbardziej przydatnych form wykorzystania AI w codziennej pracy. Jeśli pracujesz w środowisku Microsoftu, naturalnym wyborem będzie Copilot w Teams czy Outlooku, ale podobnych narzędzi jest dziś znacznie więcej.
Dzięki nim Office Manager nie musi skupiać się wyłącznie na notowaniu, tylko może bardziej świadomie uczestniczyć w rozmowie. To także dobry sposób na szybkie tworzenie checklist i porządkowanie ustaleń po spotkaniu. Zamiast wracać do chaotycznych notatek, można od razu przejść do konkretów: kto za co odpowiada i jakie są kolejne kroki.
AI bardzo dobrze sprawdza się tam, gdzie trzeba uporządkować proces, checklistę albo instrukcję. Jeśli jakaś procedura istnieje dziś tylko w głowach zespołu albo w rozproszonych notatkach, narzędzia takie jak ChatGPT czy Notion mogą pomóc szybko zbudować pierwszą wersję struktury.
Kluczowe jest jednak to, żeby dać AI odpowiedni kontekst, jasno określić cel i dodać ograniczenia. Właśnie wtedy odpowiedzi są dużo bardziej praktyczne. Dobrze wykorzystane AI nie zastępuje myślenia, ale bardzo przyspiesza porządkowanie informacji i tworzenie materiałów roboczych. Zresztą przygotowaliśmy nawet bibliotekę promptów AI dla Office Managerów, w której znajduje się ponad 50 gotowych szablonów do tego typu zadań i wielu innych codziennych wyzwań.
Ogłoszenia, komunikaty wewnętrzne, krótkie podsumowania czy szkice maili to obszary, w których AI może znacząco przyspieszyć pracę. Największa wartość nie polega jednak na kopiowaniu gotowych treści, ale na szybszym przygotowaniu pierwszego szkicu i uporządkowaniu myśli.
To szczególnie przydatne wtedy, gdy trzeba działać szybko, ale nadal zachować odpowiedni ton komunikacji. AI może pomóc skrócić tekst, uprościć go albo przygotować wersję dopasowaną do konkretnego kanału. Ostateczna decyzja i redakcja nadal należą do człowieka, ale punkt wyjścia powstaje dużo szybciej.
Długie wątki mailowe, rozproszone informacje i konieczność szybkiego reagowania to codzienność wielu Office Managerów. W takich sytuacjach AI może pomóc streszczać rozmowy, wyłapywać najważniejsze ustalenia i porządkować priorytety.
Dzięki temu można szybciej zorientować się, co wymaga reakcji, co jest tylko informacją, a co można oddelegować. To nie zawsze oznacza wielką oszczędność czasu, ale bardzo często daje coś równie ważnego: mniej chaosu i mniej przełączania się między tematami.
W rozmowie z Anną bardzo wyraźnie wybrzmiała jedna ważna rzecz. AI jest narzędziem, które już dziś realnie wpływa na codzienną pracę w biurze. Nie trzeba jednak wdrażać wszystkiego naraz. Znacznie lepiej zacząć od jednego obszaru. Dla każdego będzie to coś innego, ale bardzo często najlepszym początkiem są właśnie powtarzalne schematy i zadania, które regularnie zabierają czas.
Ta rozmowa była naprawdę fascynująca, a momentami także bardzo inspirująca. Historia Anny pokazuje, że nawet z pozornie trudnego i negatywnego doświadczenia może wyniknąć coś bardzo wartościowego. Zamiast bać się zmian, postawiła na rozwój, naukę i praktyczne wykorzystanie AI w swojej codziennej pracy. To podejście naprawdę robi wrażenie.
Nie warto obawiać się AI. Warto natomiast nauczyć się korzystać z niego w odpowiedni i świadomy sposób. Dobrze wykorzystane AI nie musi oznaczać utraty kontroli. W wielu przypadkach może wręcz pomóc tę kontrolę odzyskać, uporządkować chaos i odzyskać więcej przestrzeni na to, co w pracy Office Managera naprawdę ważne.
